Syksy 2022 on ollut mullistusten aikaa. Tulevat uudistukset palvelujärjestelmässä mullistavat työllisyyspalveluiden kenttää ja PAIKKO varautuu parhaansa mukaan tuleviin muutoksiin. Muutokset vaativat myös PAIKKOjärjestelmältä joustavuutta ja sopeutumista. Järjestelmän muutosten tärkeimmät tavoitteet ovat kasvavan käyttäjäkunnan palvelujen turvaaminen, järjestelmän joustavuus ja – luonnollisesti – muunneltavuus erilaisiin käyttöympäristöihin ja tarkoituksiin.
Käyttäjälista
Käyttäjärekisterin järkeistäminen aloitettiin jo kevään puolella. Käyttäjämäärän kasvaessa on entistä tärkeämpää, että asiakasrekisterimme toimii. Sen ajantasaisuus ja rakenteellinen toimivuus ovat tärkeitä koko palvelujärjestelmän toiminnan kannalta. Tiedon kulun turvaaminen kaikille käyttäjille on olennainen osa PAIKKOpalvelua. On myös tärkeää, että jokaisella osaamistodistuksia laativalla valmentajalla on tunnukset palveluun.
Aiemmin luotimme siihen, että käyttäjäorganisaatiot muistavat sen, kenellä tunnuksia on. Selvitettyämme asiaa erityisesti suurempien toimijoiden osalta päädyimme avaamaan organisaatioiden PAIKKOvastaaville Käyttäjälista -palvelun, jonka avulla organisaatiolla olevien käyttäjätunnusten hallinta on helppoa ja vaivatonta. Samalla käyttäjätunnusten laatiminen ja hallinnointi keskitettiin yksiin käsiin, jolloin myös PAIKKOtiimissä on jollakin se sisäpiirin tieto tunnusten tilasta. Käyttäjälistan kautta myös tunnusten muutosten tilaaminen suoraan järjestelmästä on vaivatonta – ja tulee tehtyä!
Omat Oppimisympäristöt
PAIKKOtyökalut ovat vuosien varrella osoittaneet käyttövarmuutensa, joskin erillisten työversiotiedostojen muuntaminen raporttimuotoon on vaatinut jonkin verran käsityötä. Volyymin kasvaessa tuli tarpeelliseksi virtaviivaistaa raportointiprosessia.
Omat oppimisympäristöt -palvelussa jokainen käyttäjätunnuksen haltija voi laatia suoraan luonnoksen oppimisympäristöraportista ja lähettää sen tarkistettavaksi järjestelmän kautta. Palvelun sisältö vastaa suoraan aiempien word-muotoisten työversioiden sisältöä, mutta järjestelmä rakentaa varsinaisen raportin palveluun tehtyjen merkintöjen mukaisesti. Näin syntyy suoraan julkaisukelpoinen raporttiluonnos, joka oppimisympäristön tunnistamisen ja julkaisukelpoisuustarkistuksen jälkeen voidaan suoraan julkaista järjestelmässä.
Uusi menetelmä nopeuttaa huomattavasti raporttityötä ja poistaa siitä erillisen julkaisuluvan pyytämisen vaivan. Näin raportit saadaan julkaistua aikaisempaa nopeammin ja resurssit on mahdollista käyttää raporttien sisällön arviointiin ja parantamiseen.
Tällä hetkellä oppimisympäristöt -palvelusta löytyvät uudet, yhteiset arviointikriteerit omaavat perustutkinnot. Sitä mukaan, kun tutkintojen rakenne muuttuu, siirrymme käyttämään vain selaimessa täytettäviä raporttiluonnoksia.
Mina Lärmiljöer
Ruotsinkielisen PAIKKO-osion Lärmiljoer -palvelu avautui syyskuussa. Se toimii identtisesti suomenkielisen palvelun kanssa helpottaen ruotsiksi toimivien käyttäjiemme oppimisympäristöraporttien päivittämistä.
Uusia suunnitelmia
Syksyn aikana käyttäjäkuntamme on edelleen laajentunut ja paine palvelujemme kehittämiseen on kovempi kuin koskaan aiemmin. Loppuvuoden aikana suunnitelmissa on ammattitutkintojen avaaminen PAIKKOjärjestelmässä. Se vaatii rakenteellista muutosta Oppimisympäristöt -palveluun, joten sen käyttöönottaminen ei onnistu käden käänteessä. Otamme ensi vuoden alussa vastaan toivomuksia siitä, mille ammattitutkinnoille käyttäjäkunnallamme olisi tarvetta ja laajennamme tätä osiota tarpeen mukaan, mutta harkitusti.
Olemme jo jonkin aikaa pohtineet mahdollisuutta käyttäjärekisterin suurimpien käyttäjäryhmien jakamiseen. Tämäkin vaatii järjestelmän ryhmätoimintojen osalta pohdintaa siitä, miten alaryhmiin jakaminen toteutettaisiin. Haluamme jatkossakin sitoa käyttäjätunnukset solmittuihin käyttäjäsopimuksiin, joiden perusteella moni luokittelumme toimii. Mitä enemmän käyttäjiä, sitä tärkeämpää on henkilöiden ja raporttien liittyminen sopimukselliseen perustaan.
Parasta PAIKKOssa on….
… järjestelmän joustavuus ja helppokäyttöisyys myös palvelujärjestelmän ylläpitäjän näkökulmasta. Toki, onhan näiden suurten päivitysten ja muutosten aikana ollut myös käyttöhäiriöitä. Ne eivät kuitenkaan ole johtuneet sinänsä järjestelmän toimimattomuudesta, vaan erilaisten muutosten ennakoimattomista yhteisvaikutuksista. Ne on kuitenkin onneksi saatu korjattua, kiitos valppaiden käyttäjiemme. Nopeasti saapuvat virheilmoitukset nopeuttavat virheiden korjaamista ja auttavat järjestelmän kehittämisessä.
Ehkä sittenkin parasta PAIKKOssa on yhteistyö, jolla toimimatonkin saadaan porukalla toimivaksi. Kiitos kaikille yhteydenotoista – ja kärsivällisyydestä. Kiitos myös aktiivisesta raporttien päivitystyöstä ja uutta järjestelmää koskevista kysymyksistä, joiden avulla pystymme ohjeistamaan ongelmakohdissa aiempaa tehokkaammin. Kanssanne on hienoa tehdä töitä!